Order Flow

Order Flow দিয়ে আপনি তৈরি status-এর বদলে নিজের status বসাতে পারেন, কোন status-এর পরে কোনটা আসবে ঠিক করতে পারেন, আর প্রতিটি পরিবর্তনের সাথে স্বয়ংক্রিয় কাজ জুড়ে দিতে পারেন।

বেশিরভাগ shop-এর এটা কখনোই লাগে না। যখন সাধারণ status গুলো সত্যিই আপনার ব্যবসাকে বোঝাতে পারে না তখনই এটা ধরুন — যেমন আপনার একটা tailoring ধাপ আছে, বা “Ready for Pickup” বলে একটা অবস্থা আছে, বা shipped হওয়ার সাথে সাথে SMS পাঠাতে চান।

Plan-এর তথ্য: Order Flow একটা core app। Menu-তে না দেখলে হয় আপনার plan-এ এটা নেই, নয়তো app-টি install করা নেই — আগে Sidebar → Apps দেখুন, তারপর আপনার plan।

কোথায় পাবেন

Sidebar → Orders → Order Flow। দুইটা tab:

• Flow — ছবি এঁকে তৈরি করার জায়গা
• Statuses & Actions — একই setting, list আকারে

Flow tab

প্রতিটি status একটা box। অনুমোদিত প্রতিটি পরিবর্তন দুই box-এর মাঝে একটা তীর।

• অনুমতি দিতে একটা status-এর কিনারা থেকে টেনে অন্যটায় নিয়ে যান।
• Status box-এ ক্লিক করে তার রং ঠিক করুন, আর সেটাকে initial (নতুন order যেখান থেকে শুরু হয়) বা terminal (যেখানে শেষ হয়) হিসেবে চিহ্নিত করুন।
• তীরে ক্লিক করে ওই নির্দিষ্ট পরিবর্তনটা configure করুন।
• নির্বাচিত তীরের bin icon সেই পরিবর্তনটা মুছে দেয়।

Save Flow দিয়ে সংরক্ষণ করুন। Save না করা পর্যন্ত কিছুই কার্যকর হয় না।

একটা পরিবর্তনের সাথে কী কী জোড়া যায়

তীর বেছে নিলে পাবেন:

Require a reason — status বদলানোর আগে কারণ বেছে নিতে বা লিখতে হবে। Cancelled আর Returned-এর জন্য চালু করে রাখা ভালো।

Trigger actions — ওই পরিবর্তনে স্বয়ংক্রিয়ভাবে যা ঘটবে:

SMS action-এর জন্য একটা SMS gateway লাগে, আর প্রতিটি message-এ টাকা খরচ হয়। Email-এর জন্য আলাদা কিছু লাগে না।

নতুন order কোন status পাবে

Event Status অংশে order তৈরি হওয়ার তিনটা মুহূর্তকে আপনার পছন্দের status-এ বসানো যায়:

যেমন order create → Pending, payment success → Confirmed, আর payment failed → Pending রাখতে পারেন যাতে পরে খোঁজ নেওয়া যায়।

যেকোনোটাকে None করলে status অপরিবর্তিত থাকে।

কারণ ও প্রতিটি status-এর setting

Statuses & Actions-এ প্রতিটি status-এর একটা settings dialog আছে:

• Status Change Reasons — এই status দেওয়ার সময় যে dropdown আসবে। নিজের বাস্তব কারণগুলো যোগ করুন: Out of stock, Customer changed mind, Wrong address।
• Reason required on status change — ওই dropdown-টা বাধ্যতামূলক করে দেয়।
• Actions — উপরের সেই list, তবে নির্দিষ্ট পরিবর্তনের বদলে পুরো status-এ।

Create New Status দিয়ে নিজের status বানান। ছোট হাতের অক্ষর আর underscore ব্যবহার করুন, যেমন in_transit — dashboard সেটাকে বড় হাতের অক্ষরে দেখাবে।

নিয়ম আসলে কীভাবে খাটে

কিছু আঁকার আগে এই অংশটা বোঝা জরুরি, কারণ অসম্পূর্ণ একটা diagram আপনার shop আটকে দিতে পারে।

অন্তত একটা তীর না আঁকা পর্যন্ত কোনো নিয়ম খাটে না। তীর না থাকলে আগের মতোই যেকোনো status থেকে যেকোনো status-এ যাওয়া যায়।

তীর আঁকার পরে, diagram-এ থাকা দুইটা status-এর মধ্যে যাওয়া তখনই সম্ভব যখন আপনি ওই তীরটা এঁকেছেন। বাকি সব আটকে যাবে।

Diagram-এ নেই এমন status কখনো আটকায় না। আপনি যে status মুছে দিয়েছেন সেটায় বসে থাকা পুরনো order গুলোও নড়াচড়া করা যায়, তাই কিছুই আটকে থাকে না।

কাজের সতর্কতা: তীর আঁকলে সবগুলোই আঁকুন। Confirmed → Processing আছে কিন্তু Processing → Shipped নেই মানে কেউ আর কিছু ship করতে পারবে না। ভরসা করার আগে একটা সত্যিকারের order দিয়ে পরীক্ষা করুন।

স্বয়ংক্রিয় পার্শ্ব-প্রতিক্রিয়া

Notification ছাড়াও একটা পরিবর্তন সত্যিকারের কাজ করতে পারে: stock ফিরিয়ে দেওয়া, courier booking করা, বা payment capture করা। এগুলো একবারই চলে, আর তখনই চলে যখন order সত্যিই সেই অবস্থায় আছে — তাই বারবার status বদলালেও দুইটা pickup বা দুইবার refund হবে না।

সাধারণ সমস্যা

“আর কোনো order-এর status বদলাতে পারছি না।” আপনার diagram-এ ওই পরিবর্তনের তীর নেই। Flow tab-এ তীরটা যোগ করে save করুন, অথবা সব তীর মুছে দিয়ে নিয়মটাই বন্ধ করে দিন।

“নতুন status order list-এ আসছে না।” Save করেননি। Statuses & Actions tab-এ Save Order Flow বা Flow tab-এ Save Flow চাপুন।

“SMS যায়নি।” SMS action যোগ করা মানেই gateway ঠিক করা নয়। SMS gateway দেখুন — আর মনে রাখুন, বেশিরভাগ gateway message না পাঠিয়েও সফল বলে জানায়, তাই gateway-র balance দেখে নিন।

“Dashboard-এ কোন status দেখাবে?” শুধু যেগুলোতে Show in overview action দেওয়া আছে।